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Kurz erklärt: Betriebskosten & Betriebskostenabrechnung für Vermieter

Kurz erklärt: Betriebskosten & Betriebskostenabrechnung für Vermieter

Betriebskostenabrechnung was Vermieter wissen muessen
Zuletzt aktualisiert am 31.08.2022

Was sind Betriebkosten?

Bei den Betriebskosten für ein Mietobjekt handelt es sich um

  • die Heizkosten, für die die Heizkostenverordnung gilt, sowie um
  • die sonstigen Betriebskosten, für die die Betriebskostenverordnung gilt.

Um letztere geht es in diesem Artikel.

Maßgeblich ist also die „Verordnung über die Aufstellung der Betriebskosten“ (BetrKV). Dort ist in § 1 Abs. 1 S. 1 BetrKV  geregelt:

Betriebskosten sind die Kosten, die dem Eigentümer oder Erbbauberechtigten durch das Eigentum oder Erbbaurecht am Grundstück oder durch den bestimmungsmäßigen Gebrauch des Gebäudes, der Nebengebäude, Anlagen, Einrichtungen und des Grundstücks laufend entstehen.

In § 2 ist dann geregelt, was unter Betriebskosten im Sinne des § 1 zu verstehen ist.

Der Auffangtatbestand des § 2 Nr. 17 „sonstige Betriebskosten“ ist nur anwendbar, wenn bereits im Mietvertrag festgelegt ist, um welche Kosten es sich dabei konkret handeln soll.

Bei Verwaltungs- und Reparaturkosten handelt es sich nie um Betriebskosten. Ein Beispiel: Kosten für die Miete von Rauchwarnmeldern können daher nicht umgelegt werden (weitere Informationen hier).

Vereinbarung und Abrechnung der Betriebskosten

Die Mietvertragsparteien müssen, auch wenn in Gesetz und Verordnung bereits geregelt, die Umlage der Betriebskosten vereinbaren. Ohne Vereinbarung keine Betriebskostenumlage, die Kosten sind dann in der Miete als Bruttomiete enthalten.

Die Rechtsgrundlage findet sich in den §§ 556 ff. BGB.

Grundsätzlich können die in § 2 der BetrKV aufgezählten Kostenarten umgelegt werden. Wenn im Mietvertrag jedoch nur einzelne Betriebskostenarten genannt sind, können auch nur diese abgerechnet werden.

Im Mietvertrag kann ein Verteilerschlüssel bestimmt werden (zum Beispiel nach Kopfanteil). Es können auch unterschiedliche Verteilerschlüssel für verschiedene Kostenarten bestimmt werden.

Haben die Parteien nichts vereinbart, schlägt der Gesetzgeber die Wohnfläche als Umlageschlüssel vor, um Auseinandersetzungen wegen wechselnder Personen etc. zu ersparen. Ist also im Mietvertrag kein Schlüssel vereinbart, ist wegen § 556a Abs. 1 S. 1 BGB nach dem Verhältnis der Wohnflächen umzulegen. Soweit allerdings der Verbrauch erfasst wird, ist nach S. 2 nach dem erfassten Verbrauch ab­zu­rech­nen. Vorgeschrieben ist dies ansonsten nicht, so dass auch Verbrauchskosten nach einem bestimmten Schlüssel (z.B. Wohnfläche, Wohneinheiten, Personen) verteilt werden können.

Hierbei gibt es allerdings eine Ausnahme für die Verteilung der Heizkosten. Für diese ist zusätzlich die sog. Heizkostenverordnung (HKVO) zu beachten, die eine verbrauchsabhängige Abrechnung vorschreibt. Hier ist der Vermieter grundsätzlivh verpflichtet, das Haus mit Geräten zur Verbrauchserfassung auszustatten.

Es ist zu beachten, dass das Wohnungseigentum keine Betriebskostenabrechnung kennt, sondern eine Jahresabrechnung. Diese kann nicht ohne Anpassungen als Betriebskostenabrechnung übernommen werden.

Am 01.12.2020 wurde § 556a Abs. 3 BGB eingefügt, nach dem bei fehlender Vereinbarung eines Umlageschlüssels einer vermieteten Eigentumswohnung die Betriebskosten nach dem unter den Wohnungseigentümern geltenden Maßstab zu verteilen sind, was eine Umlage nach Miteigentumsanteilen, wie in der Abrechnung des Hausverwalters üblich, ermöglicht.

Abrechnungszeitraum und Abrechnungsfrist

Der Vermieter kann nur die Betriebskosten abrechnen, die in dem vertraglich festgelegten Abrechnungszeitraum von 12 Monaten angefallen sind.

Der Vermieter ist bei Abschluss eines Mietvertrages in der Bestimmung des 12-Monats-Zeitraumes frei, das Kalenderjahr ist aber üblich. Möglich wäre alternativ beispielsweise ein Zeitraum vom 01.04. eines Jahres bis zum 31.03. des Folgejahres.

Nach der Rechtsprechung sind Vereinbarungen zwischen den Mietparteien zu Verkürzungen dieses Zeitraumes wirksam.

Eine Vereinbarung über eine Verlängerung dieses Zeitraums wird überwiegend als unwirksam angesehen. Nach einem Urteil des Bundesgerichtshofs vom 27.07.2011 zu Az: VIII ZR 316/10 soll aber eine einmalige Verlängerung des Abrechnungszeitraums zwecks Umstellung auf eine kalenderjährliche Abrechnung wirksam sein.

Zum Teil wird die Heizkostenabrechnung getrennt erstellt, auch dies ist zulässig.

Spätestens 12 Monate nach Ende einer jeweiligen Abrechnungsperiode muss die Abrechnung vorliegen und ist ansonsten verfristet, dann wäre eine Nachforderung durch den Vermieter ausgeschlossen. In § 556 Abs. 3 BGB ist geregelt, dass die Abrechnung jährlich zu erfolgen hat. Der Mieter kann nach dieser Vorschrift bis zu einem Jahr nach Übersendung der Abrechnung Einwendungen gegen die Abrechnung erheben.

Eine Nachforderung aus den abgerechneten Betriebskosten kann auch bei streitigen Forderungen nach Ende des Mietverhältnisses mit der Kaution aufgerechnet werden, im laufenden Mietverhältnis dagegen nur für eine unstreitige Abrechnung.

Eine davon abweichende Vereinbarung wäre nach § 556 Abs. 4 BGB unwirksam. In einer entsprechenden Kommentierung wird ausgeführt, dass auch sachliche Grün­de angesichts des eindeutigen Gesetzeswortlautes einen längeren Ab­rech­nungs­zeit­raum nicht rechtfertigen können (MüKoBGB/Zehelein, 8. Aufl. 2020 Rn. 62, BGB § 556 Rn. 62). Durch den Bundesgerichtshof wurde nur eine Ausnahme für zulässig gehalten, wenn der Vermieter zum Zwecke der Umstellung auf eine ka­len­der­jähr­li­che Abrechnung einen längeren Abrechnungszeitraum verwendet (BGH, Urteil vom 27.07.2011 – Az. VIII ZR 316/10). Dies soll durch eine einmalige einvernehmliche Verlängerung des Zeitraums möglich sein.

Sonderfall Eigentümerwechsel: Ist der Abrechnungszeitraum zum Zeitpunkt des Eigentumsübergangs (Eintragung im Grundbuch) abgeschlossen, muss der Veräußerer über die Betriebskosten abrechnen (hierzu Bundesgerichtshof, Urteil vom 14.09.2000, Az. III ZR 211/99). Beispiel: Die Eintragung im Grundbuch findet am 31.03.2021 statt. Die Betriebskostenabrechnung für den Abrechnungszeitraum 2020 erstellt der Verkäufer, die Abrechnung für den Zeitraum 2021 der Käufer, wobei der Verkäufer dann für den ihn betreffenden Zeitraum 2021 mitwirken muss.

Die Abrechnung der Betriebskosten

Ist eine Betriebskostenpauschale vereinbart, muss und darf nicht abgerechnet werden.

Ansonsten sind in einer Abrechnung die folgenden Mindestangaben aufzunehmen:

  • Eine Zusammenstellung der Gesamtkosten
  • Die Gesamtkosten einer berechneten Kostenart
  • Die Angabe und Erläuterung des Verteilerschlüssels
  • Die Berechnung des Anteils der Mieter
  • Und der Abzug der geleisteten Vorauszahlungen

Das Prinzip der Wirtschaftlichkeit ist zu beachten.

Erhöhung der Betriebskosten

Die Erhöhung einer vereinbarten Betriebskostenpauschale ist bei Vorliegen der notwendigen Voraussetzungen möglich. Mehr zum Thema haben wir Ihnen hier erläutert.

Die Erhöhung von Betriebskostenvorauszahlungen ist in § 560 Abs. 4 BGB geregelt. Ein Muster mit ausführlicher Erläuterung finden Sie hier.

Einsicht in die Belege durch den Mieter

Es besteht lediglich eine Vorlagepflicht bezüglich der vorhandenen Originalunterlagen. Vorlegungsort ist grundsätzlich der des Vermieters.

Ist die Entfernung zum Vorlageort für den Mieter unzumutbar, muss der Vermieter einen zumutbaren Vorlageort vorschlagen, dann bleibt es bei der Vorlagepflicht.

Ist das nicht möglich, oder beiderseits nicht gewollt, können Sie natürlich auch Fotokopien versenden. Insoweit besteht dann eine Pflicht zur Überlassung von Kopien.  Bei Drucken per normaler Post können Sie auch einen Vorschuss für die Kopien (zwischen 0,05 bis 0,50 EUR/Seite, Gerichte meist 0,25 EUR/Seite) zuzüglich Porto verlangen.

Oft wird aber die digitale Versendung per E-Mail an den Mieter ausreichen, Kopierkosten fallen dann nicht an. Hierzu hat der Bundesgerichtshof mit Urteil vom 15.12.2021 (Az. VII ZR 66/20) Stellung genommen.

Nach § 556 Abs. 3 S. 5, 6 BGB muss der Mieter innerhalb Jahresfrist nach Zustellung einer ordnungsgemäßen Abrechnung durch den Vermieter Einwendungen mitteilen, um diese geltend machen zu können. Nach Ablauf dieser Frist können analog dazu auch keine Belege mehr eingesehen werden.

Verjährung des Anspruchs des Mieters auf Erteilung einer Abrechnung

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