Der Vermieter ist zur Erstellung einer Betriebskostenabrechnung für den Mieter verpflichtet – sofern eine Umlage der Betriebskosten auf den Mieter vereinbart ist. Hilfreich können Tools sein, die Ihnen die Vorbereitung von Nebenkostenabrechnungen erleichtern.
Im Folgenden stellen wir Ihnen die Software zur Verwaltung Ihrer Mietunterlagen unseres Kooperationspartners Docutain vor und erklären Ihnen, wie Sie damit Ihre Nebenkostenabrechnung vorbereiten können.
Inhalt
Nebenkostenabrechung erstellen – Nur bei Betriebskostenumlage auf den Mieter
Die Wörter „Betriebskosten“ und „Nebenkosten“ werden im allgemeinen Sprachgebrauch häufig synonym verwendet.
Bei den Betriebskosten für ein Mietobjekt handelt es sich um die Heizkosten, für die die Heizkostenverordnung gilt, und um die sonstigen Betriebskosten, für die die Betriebskostenverordnung gilt.
Daneben sind aber natürlich auch Abrechnungen über andere Nebenkosten als die Betriebskosten möglich – beispielsweise Stromabrechnungen über den Vermieter.
Eine Umlage von Betriebskosten auf den Mieter kann nur dann erfolgen, wenn diese im Mietvertrag wirksam vereinbart wurde. Ist diese nicht erfolgt, sind alle Betriebskosten mit der Miete abgegolten und können nicht gesondert vom Mieter verlangt werden.
Maßgeblich ist § 556 Abs. 1 S. 1 BGB:
Ohne Vereinbarung also keine Betriebskostenumlage.
Die Rechtsprechung verlangt für eine formell ordnungsgemäße Abrechnung eine geordnete Zusammenstellung der Kosten unter Nennung der Gesamtkosten je Abrechnungsposition, Angabe eines Verteilungsschlüssels und daraus die Berechnung des Mieteranteils unter Berücksichtigung seiner Vorauszahlungen.
Die Betriebskostenabrechnung muss so klar, übersichtlich und verständlich sein, dass der Mieter sie nachvollziehen kann. Dabei ist auf das durchschnittliche Verständnis eines juristisch und betriebswirtschaftlich nicht geschulten Mieters abzustellen.
Mietunterlagen verwalten mit Docutain
Docutain erleichtert privaten Vermietern die administrative Verwaltung ihrer Mietobjekte durch ein intuitives Dokumentenmanagementsystem zum Digitalisieren und Verwalten von Mietunterlagen.
Ziel ist es, Dokumente jederzeit schnell griffbereit zu haben und nicht in Papierordnern danach suchen zu müssen. Das geht übrigens auch über die kostenlose Docutain-App für Android und iOS, die mit der Windows-Version für den PC verbunden werden kann. So sind Daten von unterwegs mit dem Handy oder bequem zu Hause am PC abrufbar.
- Docutain: PDF Scanner, OCR, QR im App Store (apple.com)
- Docutain: Scan, Dokumente verwalten, PDF Scanner – Apps bei Google Play
Gerade bei der Verwaltung mehrerer Mietobjekte können beispielsweise Rechnungen anfallen, die alle Mietobjekte betreffen. Da stellt sich die Frage: Wie kann die Rechnung den jeweiligen Mietobjekten zugeordnet werden? Das Kopieren der Rechnung für das Einsortieren in jedem „Mietordner“ ist dabei sehr zeitaufwendig und nicht ressourcenschonend. Mit einem Dokumentenmanagementsystem wie Docutain lässt sich dies einfach und komfortabel mit einem Klick lösen.
Diese Unterlagen können Sie als Vermieter beispielsweise mit Docutain verwalten:
- Mietverträge
- Wohnungsübergabeprotokolle
- Wohnungsgeberbestätigungen
- Rechnungen
- Selbstauskünfte
- … letztlich sämtliche Unterlagen, die in Zusammenhang mit der Vermietung stehen
Nebenkostenabrechnung mit Docutain vorbereiten
Ganz gleich, ob Sie die Betriebskostenabrechnung oder andere Nebenkostenabrechnungen erstellen möchten – die Vorbereitung der Abrechnungen ist mit Docutain ein Leichtes. Alle Unterlagen, die Sie für die Abrechnungen benötigen, sind im Dokumentenmanagementsystem mit einem Klick abrufbar.
Dazu können im Vorfeld sämtliche Unterlagen entweder mit der kostenfreien Docutain-App oder mit einem angeschlossenen Tischscanner für Windows eingescannt werden. Die Dokumente werden in Docutain abgelegt und können nach den eigenen Wünschen beschriftet werden.
Neben einem Dokumentennamen können wahlweise Informationen wie Adressen und spezifische Schlagwörter z.B. „Nebenkostenabrechnung“, „Abrechnungsjahr 2020“, „Mietobjekt Finkenweg“ hinterlegt werden. Durch diese Indexierung werden Dokumente schnell wiedergefunden, denn Sie können nach
- der Bezeichnung,
- dem Dokumententyp,
- nach Schlagwörtern
- und sogar dank OCR-Technologie nach erkanntem Text im Dokument suchen.
Wenn Sie also beispielsweise die Unterlagen zu einem Mietobjekt mit dem Schlagwort „Nebenkostenabrechnung“ versehen, können Sie sich in Docutain in nur einem Klick alle Unterlagen anzeigen lassen, die unter diesem Schlagwort abgelegt sind. Mehrere Mietobjekte können Sie dann beispielsweise über ein weiteres Schlagwort mit dem Namen des Mietobjektes unterscheiden.
Nebenkostenabrechnung mit Docutain vorbereiten
Belege für die Nebenkostenabrechnung mit Docutain verwalten
In Docutain können sämtliche Unterlagen eingescannt und digital verwaltet werden. Neben dem klassischen Einscannen können Dokumente auch aus E-Mail-Anhängen oder Ordnern importiert und dabei als PDF oder JPG-Datei abgelegt werden.
Verbreitete Dokumententypen sind Rechnungen, Verträge, Protokolle, Bilder von Zählerständen, Gebührenbescheide, Zeugnisse/Zertifikate, Bescheinigungen, Abrechnungen, Auszüge, Versicherungen, Angebote, Anträge und viele mehr. Je nach Bedarf können weitere Dokumententypen angelegt werden.
Docutain hilft Ihnen, Ihre Mietunterlagen digital zu verwalten
Mit Docutain haben Sie Ihre Dokumente für die Nebenkostenabrechnung, wie beispielsweise Rechnungen, schnell griffbereit. Dadurch können Sie sich auf die eigentliche Abrechnung fokussieren. Die fertige Abrechnung können Sie außerdem ebenfalls in Docutain ablegen und dann aus dem Tool heraus mit dem Mieter per E-Mail teilen.
Voraussetzung zur Nutzung von Docutain ist ein Windows-Laptop oder PC für die Docutain Windows-Desktop Version. Die dazugehörige App für das Smartphone kann kostenfrei im Google Play Store oder im Apple App Store heruntergeladen werden.
- Vermietertipp: Jetzt Mitglied im VermieterVerein e.V. werden und Docutain zum Vorzugspreis nutzen.